Delegacje Krajowe i Zagraniczne

Delegacje Krajowe
Podstawa Prawna:rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn.19.12.2002r.w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Delegacje Zagraniczne
Podstawa Prawna:rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19.12.2002r.w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

- Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności

- Diety oraz należności wypłacane w wysokości przekraczającej kwoty określone w ww. rozporządzeniach podlegają w tej części opodatkowaniu I -wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

- Ponadto zwrot nieprzewidzianych przepisami rozporządzenia wydatków, jak np. zwrot wydatku na podstawie rachunku za posiłki zakupione w trakcie podróży, podczas gdy przepisy stanowią o wypłacie ekwiwalentu za wyżywienie i to wyłącznie w charakterze ryczałtu, należy traktować jako wypłatę świadczenia na rzecz pracownika, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz oskładkowanie.

- KAŻDA PODRÓŻ SŁUŻBOWA-ODBYWA SIĘ NA PODSTAWIE SKIEROWANIA PRZEZ PRACODAWCĘ

- Z TYTUŁU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ PRACOWNIKOWI PRZYSŁUGUJĄ

1)DIETY

2)ZWROT KOSZTOW:
- Przejazdów
- Noclegów
- Dojazdów środkami komunikacji miejscowej
- Innych udokumentowanych wydatków , określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jazdy lokalne są kosztem podatkowym

Jazda lokalna może być kosztem podatkowym, tylko gdy jest wykonywana w obrębie miejsca pracy. Jeżeli stowarzyszenie prowadzi działalność tylko na terenie jednej gminy, a rozporządzenie ministra infrastruktury definiuje jazdę lokalną jako jazdę w obrębie miejsca pracy, to nie można uznać, że jazda poza miejsce pracy (poza konkretną gminę) nadal jest jazdą lokalną - stwierdził w wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu (I SA/Op 264/09). Sąd wskazał, że podstawą do rozliczenia wydatków na jazdę poza granicę gminy może być jedynie stosowna ewidencja, której stowarzyszenie nie posiadało.

Rozliczenia podatkowe spotkań biznesowych

Izby skarbowe wydające interpretacje podatkowe w imieniu ministra finansów nie potrafią wypracować jednolitego stanowiska co do kwalifikowania wydatków firmowych ponoszonych na lunche, obiady, kolacje z kontrahentami w restauracjach. Jednego dnia wydatki na kolację biznesową można do kosztów zaliczyć, innego już nie. Świetnym przykładem jest Izba Skarbowa w Warszawie. Pod koniec sierpnia 2009 r. warszawska izba pozwoliła podatnikom zaliczać wydatki na kolacje do kosztów. W styczniu 2010 r. dyrektor izby zmienił zdanie i nie pozwala takich wydatków uznawać za koszty firmy.
Według ekspertów zamieszanie interpretacyjne wynika z niejasnych przepisów. Pomocna mogłaby tu być zmiana ustaw lub ogólna interpretacja ministra finansów.

Delegacje Krajowe - Zasady Naliczania

Dieta - jest przeznaczona na pokrycie zwiekszonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi od 01.01.2007r 23zł/dobę.

Oblicza się za czas rozpoczęcia podróży (wyjazdu)do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania wg zasad:

1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety
b) ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości

2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości , a za niepełną ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety
b) ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości


Dieta nie przysługuje:

1. Za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
2. Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie

Delegacje Krajowe - Zwrot Kosztów Dojazdu

- Środek transportu do podróży - określa pracodawca

- Samochód / inne środki transportu pracodawcy - koszty dojazdu bezpośrednio pokrywa pracodawca

- Samochód / inne środki transportu pracownika - możliwość wykorzystania w podróży tylko na pisemny wniosek pracownika, zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych km x stawka za 1km zg. z rozporządzeniem. Konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów podatkowych KUP w PDOP zatwierdzona przez pracodawcę.

- Inne środki transportu - przejazd np. komunikacja miejska, pociąg, autobus etc.-zwrot kosztów wg ceny biletu.

ZWROT KOSZTÓW DOJAZDU
- Za każdą rozpoczętą dobę pobytu - przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - 20% Diety.
W/W ryczałt nie przysługuje jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji komunikacji miejscowej.

Delegacje Krajowe - Zwrot Kosztów Noclegu

- Przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem

- Jeśli nie zapewniono noclegu oraz brak rachunku - za kazdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety

UWAGA: RYCZAŁT TYLKO WÓWCZAS GDY NOCLEG TRWAŁ CO NAJMNIEJ 6 GODZIN POMIĘDZY GODZINAMI 21 I 7.

BEZ ZWROTU KOSZTÓW NOCLEGU/RYCZAŁTU- GDY PRACODAWCA UZNA, ŻE PRACOWNIK MA MOŻLIWOŚĆ CODZIENNEGO POWROTU DO STAŁEGO POBYTU

Delegacje Krajowe - Dokumentacja / Rozliczenie

- Na wniosek pracownika - pracodawca przyznaje zaliczkę na koszty podróży
- Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza wszystkie FV, nie dotyczy to diet i ryczałtów , gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podstawowe operacje związane z wypłatą zaliczki i rozliczeniem jej przez pracownika w księgach rachunkowych mogą przebiegać zapisami:
1. Wypłata zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej pracownika: 
   
- Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),         
- Ma konto 10 "Kasa".
  
2. Koszty podróży służbowej  
     
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).  

3. Zwrot pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wyższych od pobranej   zaliczki:

- Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 10 "Kasa".  

4. Zwrot przez pracownika do kasy kwoty niewykorzystanej zaliczki: 
      
- Wn konto 10 "Kasa"        
- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne pracownika).

Delegacje Zagraniczne - Czas pobytu pracownika poza granicami kraju

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju

1. Komunikacja Lądowa - od chwili przekroczenia granicy w polskiej w drodze za granicą do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

2. Komunikacja Lotnicza - Od chwili startu samolotu w drodze za granicą z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym ltnisku w kraju.

3. Komunikacja Morska - od chwili wyjścia statku z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

Delegacje Zagraniczne - Dieta

Dieta przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki

Wysokość Diety - w zależności za dobę podróży w poszczególnych państwach wg załącznika do rozporządzenia.

1. Za każdą dobę podróży - dieta w pełnej wysokości
2. Za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety
- od 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości
- 25% diety dla pracownika, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej
- pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio
a) śniadanie 15% diety
b) obiad 30% diety
c) kolacja 30% diety
d) inne wydatki 25% diety

Dieta nie przysługuje - gdy pracownik otrzymał za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, jeśli ekwiwalent < od diety wówczas wyrównanie do wysokości należnej diety

Delegacje Zagraniczne - Zwrot Kosztów Przejazdu

Delegacja Zagraniczna - Z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego et.: przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości , w której pracownik korzystał z noclegu.

- Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Nie przysługuje gdy delegacja odbywa się samochodem służbowym lub prywatnym.


- Środek transportu do podróży: określa pracodawca

- Samochód / inne środki transportu pracodawcy: koszty dojazdu bezpośrednio pokrywa pracodawca

- Samochód / inne środki transportu pracownika: możliwość wykorzystania w podróży tylko na pisemny wniosek pracownika, zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych km x stawka za 1km zg. z rozporządzeniem - (konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów podatkowych kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych) - zatwierdzona przez pracodawcę.

- Inne środki transportu : przejazd np. komunikacja miejska , pociąg, autobus etc.- zwrot kosztów wg ceny biletu.

Delegacje Zagraniczne - Zwrot Kosztów Noclegu

- Przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem: w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy - uznanie ponad limit).

- Jeśli brak rachunku: za każdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu wg rozporządzenia.

- Nie przysługuje: gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg.

Rozliczenie Delegacji - Dokumentacja / Rozliczenie

Rozliczenia dokonuje się: w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza się wszystkie faktury VAT, nie dotyczy to diet i ryczałtów, gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Taksówkarza lepiej poprosić o fakturę

Aby udokumentować wydatek poniesiony w czasie delegacji najlepiej poprosić taksówkarza o fakturę VAT, ponieważ sam paragon może okazać się niewystarczający dla udokumentowania wydatku. Część urzędów skarbowych twierdzi bowiem, że wydruk z kasy fiskalnej nie jest dowodem potwierdzającym firmowy charakter kosztu. Z orzecznictwa sądowego wynika jednak, że sądy mają łagodniejsze podejście do kwestii dokumentowania wydatków i wydaje się, że organy podatkowe powinny zaakceptować paragon jako dowód poniesienia kosztu - pod warunkiem że podatnik potrafi wykazać, że przejazd faktycznie był związany ze służbowymi sprawami. Podatnik powinien więc zebrać dokumenty potwierdzające firmowy cel wydatku. Może to być np. wewnętrzna dokumentacja niezbędna do tego, aby pracodawca zaakceptował i zwrócił wydatek pracownikowi. Niektóre organy podatkowe nie akceptują jednak takich dowodów, dlatego lepiej postarać się o fakturę.