Rozliczenia dokonuje się: w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza się wszystkie faktury VAT, nie dotyczy to diet i ryczałtów, gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Taksówkarza lepiej poprosić o fakturę
Aby udokumentować wydatek poniesiony w czasie delegacji najlepiej poprosić taksówkarza o fakturę VAT, ponieważ sam paragon może okazać się niewystarczający dla udokumentowania wydatku. Część urzędów skarbowych twierdzi bowiem, że wydruk z kasy fiskalnej nie jest dowodem potwierdzającym firmowy charakter kosztu. Z orzecznictwa sądowego wynika jednak, że sądy mają łagodniejsze podejście do kwestii dokumentowania wydatków i wydaje się, że organy podatkowe powinny zaakceptować paragon jako dowód poniesienia kosztu - pod warunkiem że podatnik potrafi wykazać, że przejazd faktycznie był związany ze służbowymi sprawami. Podatnik powinien więc zebrać dokumenty potwierdzające firmowy cel wydatku. Może to być np. wewnętrzna dokumentacja niezbędna do tego, aby pracodawca zaakceptował i zwrócił wydatek pracownikowi. Niektóre organy podatkowe nie akceptują jednak takich dowodów, dlatego lepiej postarać się o fakturę.