- Na wniosek pracownika - pracodawca przyznaje zaliczkę na koszty podróży
- Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza wszystkie FV, nie dotyczy to diet i ryczałtów , gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Podstawowe operacje związane z wypłatą zaliczki i rozliczeniem jej przez pracownika w księgach rachunkowych mogą przebiegać zapisami:
1. Wypłata zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej pracownika:
- Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 10 "Kasa".
2. Koszty podróży służbowej
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).
3. Zwrot pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wyższych od pobranej zaliczki:
- Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 10 "Kasa".
4. Zwrot przez pracownika do kasy kwoty niewykorzystanej zaliczki:
- Wn konto 10 "Kasa"
- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne pracownika).